Meine Top Software Services für mein digitales Business

Meine Top Software Services für mein digitales Business

Meine digitale Welt wie und wo sie mir gefällt. Und das ganz einfach mit kleinen Fachanwendungen in der Cloud.

Seit einiger Zeit habe ich das Reisen und Arbeiten im ICE mehr und mehr schätzen gelernt. Egal ob auf dem Weg zum Bodensee, Kassel oder Frankfurt, die Zeiten im Auto Stau sind vorbei und es kann produktiv im Zug gearbeitet werden. Aber auch im Hotel, in der DB Lounge, am Flex Arbeitsplatz im digital Hub in Münster oder im Home Office. Wo und wann ist mir mittlerweile egal.

Immer dabei Laptop, Tablet und Smartphone. Und was das Beste ist, ich kann mit allen Geräten mit den gleichen Lösungen arbeiten. Unified User Experience nennt man das heutzutage. 

Installiert habe ich lediglich ein paar Apps. Ich könnte allerdings auf alle meine Lösungen  per Web Browser zugreifen. Doch so ist es offline auch möglich zu arbeiten.

Die Zeiten in denen ich einem Softwareanbieter vertraut habe der mir für alles eine Lösung bietet sind vorbei. Vor allem wenn ich noch eine Anwendung auf dem PC installieren müsste. Gott bewahre! Ich suche mir die für mich passenden Lösungen nach kurzer Recherche im Internet heraus, teste diese und falls der Zweck erfüllt wird geht diese in den produktiven Einsatz über.

Vielleicht interessiert es Dich ja, welche Lösungen ich im Einsatz habe. Daher habe ich einmal die von mir genutzten Lösungen aufgelistet:

Chimpify für meinen digitalen Auftritt

Conent Management System (CMS) wäre viel zu kurz gegriffen für Chimpify. Chimpify ist DIE LÖSUNG für alle Unternehmen die mit einer Inbound Strategie starten möchten. Was eine Inbound Strategie ist? Eine gute Erläuterung hat Chimpify hier selber einmal zusammengestellt: „Was ist Inbound Marketing und warum ist es so Revolutionär“.

Neben Chimpify könnte man auch mit allseits bekannten Content Management Systemen wie Wordpress oder Typo3 als Basis eine Plattform schaffen. Allerdings müssten hier für verschiedenste Bereiche und Funktionen weitere Erweiterungen installiert und eingerichtet werden. Das ist aufwändig, fehleranfällig und irgendwie auch ein zusammenflicken diverser Tools.

Mit Chimpify habe ich selber innerhalb einiger Tage eine komplette Plattform aufgebaut, ohne dass ich selber programmieren kann. Auf diese Plattform lässt sich super aufbauen. 

Falls jemand mehr zu Chimpify und Inbound wissen möchte (für große Unternehmen gibt es sicher auch HubSpot - die Mutter aller Inbound Plattformen - als alternative Enterprise Lösung) kann direkt einen Telefontermin mit mir vereinbaren oder schreibt mit eine Nachricht.

Fastbill und DATEV Unternehmen online für meine Buchhaltung

Angebote schreiben, Belege zuordnen, Stunden erfassen und abrechnen, Projekte anlegen und Kosten zuweisen, Belegaustausch mit dem Steuerberater. Alles das sind doch Dinge die im Alltag keinen Spaß machen. Bis jetzt.

Mit Fastbill habe ich eine cloudbasierte Lösung für meine komplette Buchhaltung. Und durch die Anbindung an DATEV Unternehmen online werden alle Belege und Vorkontierungen direkt an DATEV übermittelt so dass mein Steuerberater Heisterborg und Partner direkt darauf zugreifen kann. Ganz ohne Export und Import. Ohne einen extra Kartenleser oder einer anderen Hardware Komponente. Zur Verifizierung nutze ich ganz einfach mein iPhone.

Meine Eingangsbelege schicke ich einfach an eine individuelle fastbill E-Mailadresse so dass die Belege direkt in Fastbill einlaufen. Meine Papierbelege scanne ich mit meiner Smartphone App Scanbot und übermittle diese direkt. Meine Bankkonten werden von Fastbill stetig abgeglichen und die via OCR ausgelesenen und klassifizierten Belege werden den Buchungen direkt zugewiesen so dass ich das nur noch bestätigen muss.

Auch hier gilt, wer mehr wissen möchte, einfach Kontakt aufnehmen.

Foxdox als cloud DMS

Neben meinen Belegen habe ich weitere Dokumente wie Verträge und wichtige Dokumente. Diese speichere ich in foxdox. Auf dem ersten Blick ist foxdox eine Art „Dropbox in Deutschland gehostet und GoBD ready“. Wenn man sich tiefergehend mit foxdox beschäftigt erkennt man schnell, dass es weitaus mehr ist.

Insbesondere der Austausch von sensiblen Daten wird mit foxdox zum Kinderspiel. Keine unverschlüsselten E-Mails mit Dateianhängen mehr. Mit foxdox kann ich bestimmte Dokumente frei geben und habe stetig Kontrolle wer auf meine Dokumente zugreifen kann.

Meistertask als Aufgabenplaner

Ja, ich bin digital immer ein Chaot gewesen was meine Aufgabenplanung, Aufgabendokumentation und Aufgabenkoordination anging. Irgendwie waren mit alle Tools und alle Möglichkeiten die mir z.B. Outlook mitgegeben hat zwar ganz gut, aber nach ein paar Tagen schlich sich der Schlendrian ein, so dass alles irgendwann wieder nichts war.

Mit Meistertask habe ich ein Tool gefunden dass sich sehr intuitiv und visuell an meinem Mindset anpasst. Ich erstelle, egal mit welchem Gerät, eine Aufgabe und kann mir diese in meinem selbst angepassten Kanban Board hin- und herziehen wo sie hingehört.

Da ich viel mit externen Personen zusammen arbeite kann ich diese via E-Mail zu den Projekten einladen. Ohne Kosten und Aufwand können diese Personen direkt mit mir Aufgaben und Projekte planen, verwalten und abarbeiten. Schluss mit dem Excelwirwar.

Fantastisch einfach. Ich muss mich nicht der Software anpassen, sondern die Software passt  zu dem wie ich in meinem Kopf (un)strukturiert ticke. Natürlich gibt es vergleichbare Tools wie Trello. Da Meistertask auch perfekt mit Mindmeister, einem Mindmap Tool aus dem gleichen Hause, vernetzt ist, ergeben sich weitaus mehr Synergien. Für mich perfekt! Probiert es aus. Es lohnt sich.

Slack für die Instant Kommunikation

Mal eben abstimmen. Das funktioniert wunderbar mit Slack. Für jeden Bereich und jeden Kooperationspartner habe ich einen eigenen Slack Workspace. So finden sehr zielgenau Abstimmungen statt und durch die Channels werden immer genau die Personen in die Kommunikation eingebunden die für den Bereich benötigt werden. Schneller, übersichtlicher, zielorientierter und einfacher als E-Mail PingPong.

Komme einfach  rau aus Deiner E-Mail Komfortzone und nutzt das Tool. Durch positive Erlebnisse werdet Ihr es nicht mehr missen wollen.

Atlassian Confluence für gemeinsames erstellen und bearbeiten von Inhalten

Ich bin es leid Ausarbeitungen, an denen mehrere Personen gemeinsam arbeiten, hin und her zu schicken.

Hier nutze ich Confluence. Es können verschiedene Bereiche angelegt und quasi eine Art internes Wiki erstellt werden. Das wäre für mich alleine ja noch unnötig, da ich auch Word Dokumente in der Cloud ablegen und wieder darauf zugreifen könnte. Allerdings habe ich einzelne Confluence Services für die Zusammenarbeit mit jeden Kunden gebucht. So können Kunden jederzeit einsehen was ich erarbeite, kommentiere und mitarbeite. Absolut transparent und kollaborativ.

MS Office365 bei der Telekom

Nicht viel sagen muss ich zum Microsoft Office Paket.  Die nun vollständig in Deutschland in der TelekomCLOUD gehostet und gemanagte Lösung ist auf all meinen Geräten zu finden und wird bei der klassischen Arbeit (Word, Excel, Powerpoint, OneNote) genutzt.

Hervorzuheben ist hier OneNote. Ich mag zwar Evernote lieber aber für das strukturieren meiner Notizen während Terminen ist dieses absolut ausreichend. Wobei ich hier gestehen muss, dass ich währen Terminen und Telefonaten meine Gedanken und Notizen ganz Oldschool in meinem Notizbuch mache 😉

Mein Fazit

Diese kleinen Helferlein und Plattformen helfen mir ungemein. Ich konnte bei der Auswahlrecherche alle Informationen im Internet finden. Die Lösungen wurden getestet und  ohne diese zu installieren oder Handbücher zu studieren eingesetzt. Es war keine persönliche Beratung nötig. Alles lief über Videos, FAQs, Blogartikel, Chats und persönliche Empfehlungen ab.

Natürlich gibt es verschiedene weitere Tools die alternativ genutzt werden können und in gewissen Bereichen noch besser sind. Wer weiß, vielleicht schwenke ich hier und da immer mal wieder um. Aber auch das ist easy. Durch die Software as a Service (SaaS) Lösungen kann ich jede einzelne Lösung monatlich kündigen.

So mache ich mir weiter meine digitale Welt, wie und wann sie mir gefällt.

Welche Lösungen könnt Ihr mir denn empfehlen? Ich bin gespannt auf Eure Ausführungen.

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